Toplantı öncesinde bir açıklama yapan Vali Kızılcık, toplantıda kültürel anlamda Trabzon'da gerçekleştirilen çalışmalar hakkında bilgi verileceğini kaydetti. 4 bin yıllık tarihi geçmişi bulunan Trabzon'da kültürel alanda yaşanan gelişmeler hakkında bilgi verileceğini belirten Vali Kızılcık, “Avrupa Konseyi Heyeti ülkemizdeki kültürel değerlerin korunması hakkında kaydedilen aşamayı bizlerle birlikte görmek için şehrimize geldiler. Bizde kendilerine ‘Trabzon’umuza hoş geldiniz’ diyoruz. Gerçekleştirilen çalışmaları kendileri ile paylaşacağız. Bu konuda başta Valiliğimiz olmak üzere belediyemiz,üniversitemiz ve sivil toplum kuruluşları ile diğer ilgili kurumlarımızın yapmış olduğu çalışmaları kendileri ile paylaşacağız” dedi.
CDCULT Genel Direktörü Robert Palmer ise, Trabzon’da sıcak bir şekilde karşılandıklarını ifade ederek, “Bizi sıcak bir şekilde karşılayan Sayın Valimize ve diğer arkadaşlara teşekkür ediyorum. Yapılan çalışmalar hakkında bizi bilgi verecek arkadaşlara da şimdiden teşekkür ediyorum” şeklinde konuştu.
Toplantı daha sonra basına kapalı olarak devam etti. Toplantı öncesinde Vali Kızılcık tarafından misafirlere Cephanelik Restoran'da bir yemek verildi.