Ancak KİK Kararları çerçevesinde 4734 sayılı kanun esasının 19 maddesine dayanarak, açık ihalenin şartnamesine göre ‘’Herkese açık’’ olması anlamına gelmektedir. Bu herkese açıklık kavramının niteliği ise ihaleye istenilen başvurunun yapılması yani kamuya açık olması taşınmasıdır.
Açık İhale Öncesi Hazırlıklar Nelerdir?
İlgili birimlerin ihtiyacın temini için yapması gereken bazı prosedürler gerekmektedir. Bu prosedürde, talep bildirisinin içinde yer alacaklar olmalı ve bu hazırlık aşaması tamamlanmalıdır.
Öncelikle ödeneğin nasıl temin edileceği ve toplam miktarın kullanım programının planlanması gibi esaslar hazırlık kısmında yerini almaktadır. İhale konusunun niteliğinin neler olduğu, mal, yapım, danışmanlık ya da hizmet sektörü üzerine belirtilmesi de önemli hazırlık aşamalarından biridir. ÇED raporunun hazırlanması, kamulaştırmanın sağlanması, imar işlemleri ve zemin etüdü gibi kapsamlı bir çalışmanın yapılacağından haberdar olunması oldukça önemlidir. Kamu ihale kurulu açısından sorun çıkarmayacak hazırlık aşaması bittikten sonra yaklaşık maliyet tespitinin ilgili resmi kurumlara bildirilmesi gerekmektedir.
Açık İhale Onayının Alınması İçin Neler Yapılmalıdır?
KİK Kararları esasına dayanarak, açık ya da kapalı ihale türleri fark etmeksizin ihaleyi açacak kişilerin ya da kurumların prosedürü olduğu gibi yerine getirmesi gerekmektedir. İhale onayının alınması için öncelikle ihale usulünün tespit edilmesi açık ya da kapalı olacağına karar verilmesi gerekmektedir. Daha sonra fiyat farkı hakkında bilgi verilmesi, avans talepleri üzerine kesin bilgilerin olması, ilanın şekli ve adedi üzerine onay aşamasında bilgiler istenecektir. Bu aşamalar tamamlandıktan sonra kamu ihale kurulu ihalenin kaydını gerçekleştirerek numara alınmasını sağlayacaktır. EKAP üzerinden ihalenizin numarasını alabilir, ihale prosedürü üzerine incelemeler yapabilirsiniz.
Açık İhale İlanı Nasıl Hazırlanmalıdır?
Kamu idare kurulu şartname ve sözleşmeleri esas alınarak yapılacak olan ilan hazırlıklarında, öncelikle ihalenin tarihi ve saatine yer verilmelidir. İhalenin yeterli kriterleri sağlayacağı, açık ya da kapalı olması aynı zamanda teklif ve sözleşme türleri ilanda yer almalıdır. Bunlarla birlikte tekliflerin geçerlilik süresi, teklif masrafları ve ekonomik açıdan en avantajlı tekliflerin belirlenmesi gerekmektedir.
Ayrıntılı ve usule uygun şekilde hazırlanması gereken ilanın kamu ihale kurulu tarafından kabul görecek şekilde düzenlenmesi oldukça mühimdir. İlanlar birden çok platform üzerinde yayınlanabilir aynı zamanda EKAP üzerinden takip edilebilir şekilde düzenlenmelidir. Açık ve kapalı ihalelerin ilan türleri ve hazırlık aşamaları farklı olduğu için dikkatli şekilde hazırlanması gerekmektedir.
Açık İhale Dokümanları Nasıl Hazırlanmalıdır?
İdari şartnameye uygun şekilde hazırlanması gereken dokümanların, ihtiyaç listesini ve projeleri içermesi şartı bulunmaktadır. Aynı zamanda mahal listesi ve idareciye verilecek malzeme listesine kadar ayrıntılı bir şekilde doküman hazırlığı yapılmalı, idare şartnamesi mutlaka olmalıdır.
Sözleşme tasarıyla birlikte, eğer varsa birim fiyatının sunulması, açıklamaların yapılması ve teknik, genel, özel şartname hazırlanması da doküman hazırlıkları içerisinde yer alan bölümler arasında yer almaktadır.
Açık İhalede İstekler Nasıl Verilmelidir?
Belirlenen süre içerisinde, istenen belgelerin teslim edilmesiyle birlikte ‘’Alındı belgesi’’ düzenlenerek, ihale açık bir şekilde adaylara sunulacaktır. Bu aşamada adayların isteklerini kapalı bir zarf içerisinde verilmesi gerekmektedir. Zarfın içinde alındı belgesinin düzenlenmesi için şartnamenin bütün esaslarına uymanın, standart forum belgelerinin takip edilmesinin önemi açıktır. Zarflar elden ya da posta ile verilebilir. Zarf içerisinde gerekli olan diğer belgelerin incelenmesi ve hazırlanması için katılımcılar ve adaylar EKAP üzerinden açık usul ihalelerin şartnamelerini detaylı bir şekilde inceleyebilir.
Açık İhale Komisyonunun Süreci Nedir?
Zarfların ve belgelerin kontrolü için ihale komisyonunda açık oturum yapılması gerekmektedir. Bu sırada ihale teklifleri usule uygun değilse, dikkate alınmadan değerlendirme dışı bırakılacaktır. Aynı zamanda bu bilgi katılımcıya duyurularak teklifinin neden kabul edilmediği hakkında bilgilendirmesi yapılacaktır. Usule uygun bulunan zarflar incelenerek, ihale komisyonu tarafından teklifler değerlendirmeye başlanacaktır. Değerlendirmelerin bitiminde açık oturumda kabul edilmeyen zarflar hakkında tutanak tutulması şartı bulunmaktadır.
Uygun bulunmayan belgeler tespit edildikten sonra, teklif mektuplarının geçersiz olanları ve belge eksikliği bulunanları ayrılarak tutanaklara nedenleriyle birlikte yazılacaktır. Bu süreç oturumun ne kadar süreceği hakkında net ve kesin bir bilgi verilememekle birlikte, oturum bitiminde katılımcılara bilgi verilecektir.
İhale Kararının Onaylanması Ve Sonucunun Belirlenmesi
İhalelerin kararının belirlenmesi ve sonucunun bildirilmesi toplam 5 iş günü sürebilmektedir. İhale yetkilisi, karar tarihiyle birlikte katılımcılara ihalenin kararı hakkında bilgi vermekle hükümlüdür. İhale kararının bildirilmesi durumunda sonuç kesinleşmiş olacak aynı zamanda bütün isteklilere duyurulmuş olması gerekmektedir.
İhalenin sonucunun ihale yetkilisi tarafından onaylanmadan kamuya, katılımcılara ve isteklilere sunulması, açıklanması suç sayılacağı gibi ihale iptal kararına da gidebilmektedir. Bu nedenle açık oturumda gizliliğin esasları göz önünde bulundurularak, ihale oturumu tamamlanacaktır. Açık ihale usulü gereğince idare onayından sonra sonuç açıklanacak, iptal ya da kabul edildiği nedenleriyle katılımcılara sunulacaktır. Fiyat teklifleri de dahil olmak üzere katılımcıların ihale hakkında bilgi alma hakkı bulunmaktadır.
