Dijital arşivleme günümüzde önem kazanan ve büyük şirketlerin uğraştığı arşiv yönetimi sorununa çözüm bulan bir sistemdir. Bu sistem sayesinde iş sürecindeki verimliliği arttıracak ve kaybolan kağıt gibi dertlerinizden tamamıyla kurtulacaksınız. Dijital arşivleme sizin kağıt üzerinizdeki verilerinizin titizlikle dijital ağ üzerine kaydedilmesini sağlamaktadır.
Gelişen teknolojiler sonrasında artık kağıt üzerinde tutulan arşivlemeden kurtulacaksınız. Dijital arşiv sizlere bu belgeleri güvenli bir şekilde saklama olanağı sağladığı gibi aynı zamanda yine dijital ağ üzerinden hızlı ve kolay bir paylaşım imkanı tanır. Şirket üzerinde bir paylaşım yapmanız için artık kağıt üzerinden uğraşmanıza gerek kalmayacak. Gelin arşiv yönetimi nedir konusunu biraz daha detaylıca inceleyelim.
Dijital Arşivleme Nasıl Yapılır?
Gözle görülebilir olan belgelerin tümünün dijital kanallara aktarılmasına dijital arşivleme denmektedir. Bu arşive eklenen belgeler genel olarak şu şekildedir:
- Defterler
- Kitaplar
- Belgeler
- Fotoğraflar
- Projeler
- Videolar
Ve daha bunun gibi birçok belgenizi dijital üzerinden arşive ekleyebilir ve uzun yıllarca saklayarak kullanabilirsiniz.
Dijital Arşivleme Sistemleri Nelerdir?
Dijital arşivleme sistemleri size ait belgelerin arşivlenirken belli bir sınıf üzerine arşivlenmesinin adıdır. Bu sistemde arşivlenen belgeler belli bir kataloğa göre sınıflanır. Fotoğraflarınız, videolarınız, projeleriniz ya da belgelerinizin yerleri farklı olacağı gibi tarih ve nitelik bazında da bir listeleme yaptırabilirsiniz. Bu sayede geçmişe yönelik bulgularınıza çok daha hızlı erişecek ve arşiv yönetimi bazında zaman kaybı yaşamayacaksınız.
Dijital arşivleme sistemlerinin ne olduğu hakkında site üzerinden iletişime geçerek daha fazla bilgiye sahip olabilirsiniz.
Dijital Üzerinde Arşivleme Nasıl Yapılır?
Dijital arşivlemenin belirli bir kademeleri vardır. Bu kademeler üzerinden ilerlenerek çok daha iyi bir sistem müşteriye sunulur. Bu kademeleri şu şekilde açıklayabiliriz:
- İlk adım olarak tarama aşamasından geçirilir. Bu aşama için taranacak olan belgelerin temiz ve okunur olması gerekir.
- Temizlenmiş ve zımba tarzı cisimlerden arındırılmış olan belge bilgisayar ekranından taranarak sisteme işlenir.
- Sisteme işleme aşamasında ise belgenin görüntü kalitesinin arttırılmasına yönelik uygulamalarda bulunulur. Bu eski belgelerin dahi daha iyi bir okunurluğa sahip olmasını sağlar.
- Bu aşamadan sonra belgelere ait tarih, nitelik gibi kavramlarla bir listeleme oluşturulur. Bu sayede arşiv sahibinin daha kolay bir şekilde belgelere erişilmesi ve istenildiğinde ulaşılması sağlanır.
- Listeleme yapıldıktan sonra kontrol aşamasına geçilir. Bu aşamada arşiv yönetimi bazında doğru bir çalışma olup olmadığı ve sistemin işleyişi kontrol edilir.
- Son olarak ise tüm belgelerin işlemi tamamlanır ve aktarma ile beraber dijital arşivleme son bulur. Artık müşteri tarafından bu arşiv rahatlıkla kullanılabilmektedir.
En İyi Dijital Arşiv Firmaları
Son zamanlarda dijital arşivler sıklıkla tercih edilmekte. Bunun akabinde şirketler ve işletmeler tarafından en çok merak edilen soru ise “En iyi dijital arşiv firmaları hangileridir?” oluyor. En iyi dijital arşiv firmaları, teknolojinin son olanaklarından tamamıyla yararlanan ve sistem üzerine belgeleri en iyi çözünürlükte geçiren firmalardır. Bu konu üzerinde iyi araştırma yapılmalı ve sonrasında arşiv yönetimi konusunda karar kılınmalıdır.
